为进一步规范学校干部人事档案管理工作，提升干部人事档案管理工作质量，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，使之更好地服务于党的建设和学校改革发展事业，根据《中国共产党章程》、《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》以及上级组织部门有关干部人事档案工作的相关政策和业务标准，结合学校干部人事档案管理工作实际，制定本管理规定。

第一条、工作和原则

学校干部人事档案工作在党委组织部、人事处组织指导下，由档案馆具体负责业务管理工作。遵循“党管干部、党管人才；依规依法、全面从严；分级负责、集中管理；真实准确、完整规范；方便利用、安全保密”的原则。

第二条、干部人事档案主要内容与分类

1.履历类材料。

2.自传和思想类材料。

3.考核鉴定类材料。

4.学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。

5.政审、审计和审核类材料。

6.党、团类材料。

7.表彰奖励类材料。

8.违规违纪违法处理处分类材料。

9.工资、任免、出国和会议代表类材料。

10.其他可供组织参考的材料。

第三条、干部人事档案材料的收集、鉴别、整理和归档

1.履行交接手续，对档案材料在形成、移交、保管中出现的问题实行工作倒查机制。

2.移交的档案材料必须对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，注明承办单位及形成材料日期。成套材料必须头尾完整，并附材料目录。凡应由组织审查盖章的材料，须由相应的组织加盖公章，凡规定由个人填写的材料，须有本人签名。

3.档案管理人员应严格按照干部人事档案材料收集归档规定，及时收集、检查、登记材料，如发现缺少材料或材料不符合要求的，应及时主动向有关部门、单位反馈，做好完善补充工作。

4.档案管理人员要根据干部人事档案工作有关制度要求，认真仔细鉴别材料形成部门移交的档案材料，准确判断是否属于归档范畴。对不应归档的材料，应区分情况及时退回材料形成部门、单位或本人。

5.凡未办理完毕的材料，以及填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等信息与档案记载不一致的不能归档，应及时退回材料形成部门重新制作，补办手续，或由组织、人事部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。

6.归档材料一般为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，经办人签名并加盖组织、人事部门公章。

7.对于经鉴别应该归档的材料，档案管理人员要按照相关标准和要求准确分类，编写目录，整理合格后在2个月内归档入库。

8.干部人事数字档案按照国家相关技术标准和上级组织部门要求，通过专业技术手段将纸质档案转化形成数字图像和数字文本，确保与纸质档案一致，在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。

第四条、干部人事档案的接收、保管和转递

1.学校新进教职工档案应由人事处负责审查，其中入党材料由党委组织部负责审查，在办理完相关手续后由人事处及时移交档案馆，档案馆在接收档案时，应认真检查核对，严格把关，办理交接手续，一般应在2个月内审核归档入库。

2.档案必须存放于标准档案专用装具中，并按科学便利的顺序排列。在职、离（退）休和死亡人员的档案实行分柜保管。

3.档案管理人员应每月检查一次档案借出情况，对逾期未归还的档案，要及时催回；每年应将干部人事档案花名册与库存档案进行一次全面核对，发现问题，及时处理。

4.档案管理人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案，由组织人事部门另行指定专人管理。

5.档案馆要设置专门的干部人事档案库房，并做到阅档场所、整理场所、办公场所分开。

6.干部人事档案库房应严格遵守学校消防安全管理规定，配备空调、去湿、灭火等设施，做到防火、防盗、防光、防尘、防虫、防鼠、防潮、防高温等“八防”要求；坚持每日安全巡查和节假日前安全大检查制度，发现问题及时解决，并保持库房整洁和库内适宜温、湿度。

7.教职工由于工作调动，档案管理人员应依据有关部门通知，及时将其档案转至新的主管单位。转递的档案必须严密包封，并加盖骑缝章，通过机要交通或派专人递送，不得公开邮寄或交本人自带。

8.转递档案必须详细填写《干部人事档案转递单》，并与档案一道密封。转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出，在2个月内完成转递，未收到回执的，应向接收单位催问，查明档案下落，以防丢失。

9.办理档案机要转出时必须做好出库登记，并留存调令、寄件回执单等证明材料以备查考。

第五条、干部人事档案的利用和审核

1.组织、人事部门因工作需要，符合下列情形之一的，可查阅干部人事档案：

（1）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；

（2）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；

（3）人才引进、培养、评选、推送等；

（4）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；

（5）编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；

（6）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；

（7）其他因工作需要利用的事项。

2.教职工本人及其亲属因个人原因需要办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请组织、人事等部门查阅档案。个人因攻读学位、办理继承（含公证、非公证）、办理高校教师资格证补办手续、职称评审核实学籍、年度考核情况等需查阅利用本人档案的，可持本人工作证到档案馆登记办理。

3.外单位因公需查阅干部人事档案的，凭单位介绍信按照学校干部人事档案查阅审批权限分别到党委组织部、人事处办理审批手续，方能查阅。

4.查阅干部人事档案的程序要求

（1）查阅干部人事档案，必须按要求如实填写《干部人事档案查（借）阅审批表》，查阅副科级以上（含副科级）干部人事档案，须经党委组织部审批；二级学院科级干部提拔档案审核由学院党委审批；查阅离退休人员档案须经离退休工作处审批；其他人员须经人事处审批。

（2）查阅人员应为2名中共党员，持《干部人事档案查（借）阅审批表》和本人有效工作证件到档案馆办理，在规定时限内查阅。

（3）干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，须经借档和管档部门双方的分管校领导批准，并严格履行审批手续，于五个工作日内归还，如超期使用必须办理续借手续。档案借阅期间要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。

5.干部人事档案的审核

（1）在干部人事档案的接收、转递、查（借）阅等日常管理工作中，档案管理人员应认真登记，检查核对，做到名册与档案相符，人员与档案相符，目录与材料相符。

（2）对接收的档案，应核查是否属于管理范围，姓名、单位等是否相符，材料数量是否与转递通知开具的项目一致，发现差错应及时登记处理。核查无误的档案应在回执上签名盖章，并将回执立即返还。

（3）干部人事档案审核应严格按照有关政策和标准进行，应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的“三龄两历一身份”信息等，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。

（4）干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位、部门和干部本人。

（5）凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门等应当立即查核。

第六条、干部人事档案管理工作纪律

1.必须严格遵守《干部人事档案工作条例》中规定的有关纪律和监督检查要求。

2.查（借）阅人员和档案管理人员应遵守以下纪律

（1）严禁以任何借口在档案上加注、勾划、涂改、折叠，损坏档案材料。

（2）严禁将应归档的材料据为己有或者拒绝、拖延归档。

（3）严禁将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。

（4）严禁将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

（5）严禁私自保存他人档案和自己的档案。

（6）查阅档案时保持安静、注意清洁、严禁吸烟和高声喧哗。

3.对违反相关规定和纪律的，依规予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或党纪政务处分，直至追究法律责任。

第七条、本规定自2024年10月1日起实施。学校原有相关文件与本规定不一致的，以本规定为准。