第一章 总则
第一条 为深入学习贯彻习近平总书记关于新时代档案工作的重要指示精神，全面加强党对档案工作的领导，深入落实四个“好”、两个“服务”目标任务，有效保护和利用档案，更好地为学校教学、科研、党政管理等各项工作和社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《机关档案管理规定》、《高等学校档案管理办法》和《江西省档案管理条例》等有关法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 江西科技师范大学档案是指学校在办学过程中形成的，反映学校教学、科研、管理等办学活动的，对学校、师生和社会有保存和利用价值的文字、图表、声像、实物及其他形式和载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是学校的重要基础工作之一，学校设立档案馆，处级建制，具有档案行政管理和档案业务管理、服务双重职能。
第四条 学校档案工作实行统一领导，集中管理，保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实，保障档案安全，保守国家秘密。
第五条 档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
第二章 档案机构及其职责
第六条 学校档案工作由党委统一领导，校长负责，并明确一名校领导分管，同时接受江西省教育主管部门和江西省档案局的业务指导、监督与检查。
学校档案工作的主要职责是：
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规，制定学校档案工作的规则制度，并负责监督、指导和检查档案工作制度执行；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划和考核评价体系，促进档案工作与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与学校发展相适应的档案工作机构，指导并落实档案工作队伍、档案库房空间及相关设施设备、发展档案事业所需经费等保障措施。
第七条 学校设立档案工作委员会，领导学校档案工作，协调、检查、解决档案工作中的重大问题。
学校档案工作委员会的主要职责是：
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规，研究落实学校档案工作发展规划等决策部署的实施方案；
（二）审定学校档案工作发展规划和档案规章制度；
（三）研究决定学校档案工作发展中的重大事项；
（四）监督检查学校各单位、各部门档案工作“三纳入、四同步”的执行情况，并进行考核评估。
第八条 学校档案馆作为学校档案工作委员会办公室单位，行使学校各类档案的日常管理职能，履行档案利用和服务职责。档案馆的主要职责是：
（一）全面贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策、法律法规和学校的有关制度规定；起草学校档案工作发展规划，制定档案规章制度和标准规范；落实各项实施举措；
（二）统一管理学校各部门的档案工作，根据国家有关规定和标准确定学校档案归档范围、分类标准、保管期限和整理规范，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开发和利用学校各类档案及有关资料；
（三）组织实施档案的信息化建设，负责电子文件的归档和规范化管理；
（四）编制检索工具，编研档案史料和参考资料，多形式、深层次开发档案信息资源；
（五）保守档案秘密，确保档案实体和信息安全，维护档案的完整、准确、系统；
（六）明确档案工作岗位职责，对学校专（兼）职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务指导和业务培训，加强档案学术研究交流和宣传教育活动，不断提高学校师生员工的档案法治意识；
（七）协调和推进档案信息化建设工作，组织开展档案学术研究和交流活动；
（八）围绕学校中心工作，完成学校领导交办的其他任务。
第九条 学校档案馆配备专职档案工作人员，专职档案工作人员应具备档案业务知识和管理技能，可按学校规定评定专业技术职务，并享受相应岗位人员的同等待遇。
专职档案工作人员的主要职责是：
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策、法律法规和学校的有关制度规定，加强政治理论学习，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律；
（二）努力钻研业务，提高专业素养，积极开展档案学术研究和交流活动；
（三）负责部门档案材料的收集、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；做好档案的日常管理、安全保障等相关工作，为学校各单位、师生员工、校友及社会单位提供优质服务；
（四）增强安全和保密意识，严格执行制度，做好档案的保管、保密和保护工作，确保档案的完整与安全；
（五）树立为学校各项工作服务，为师生员工和档案利用者服务的思想，发扬协作精神，及时优质地完成承担的各项工作任务，并对学校档案工作提出合理化建议。
第十条 校属各单位是学校档案的归档主体，在档案馆业务指导下对档案进行预立卷归档。各单位应将档案工作列入本单位的日常工作中，明确一名部门分管领导，指导、组织实施本单位档案归档工作。
第十一条 各单位应配备一名兼职档案员负责本单位档案的预立卷和移交工作。兼职档案员应具备一定的档案业务知识和现代化管理技能。
兼职档案员的主要职责是：
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策、法律法规和学校的有关制度规定，爱岗敬业，忠于职守，认真履行档案工作职责，按时完成年度归档工作；
（二）按照学校有关预立卷要求做好本单位档案的收集、整理、归档和移交工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；
（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用；
（四）增强安全和保密意识，严格执行制度，做好档案的保管、保密和保护工作，确保档案的完整与安全。
第十二条 学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，并可以参照有关规定予以补助。
第三章 档案的管理
第十四条 学校建立、健全档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条 学校文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；学校培养的学历教育学生的入学登记表、新生录取名册、在校成绩单、毕业生登记表、奖惩记录等学籍档案。
（四）科研类：主要包括在科研管理和科学研究实践活动中所形成的具有保存价值的文件材料。
（五）基本建设类：主要包括在基本建设管理和基本建设工程项目活动中所形成的具有保存价值的文件材料。
（六）仪器设备类：主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的具有保存价值的文件材料。
（七）产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中所形成的文件材料、样品或者样品照片、视频等。
（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的校报、学术刊物及其他出版物等。
（九）外事类：主要包括学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。
（十）财会类：主要包括在财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的文件材料。
（十一）声像类：主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
（十二）实物类：主要包括在教学、科研、管理、对外交往等活动中产生的具有保存利用价值以及学校发展中有纪念意义和收藏价值的物品。
第十六条 学校实行档案材料形成单位预立卷归档制度。
校属各单位兼职档案员应当按照归档要求，组织本单位档案产生的相关人员及时开展档案的预立卷工作。预立卷人员应当按照纸质材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门兼职档案员检查合格后向档案馆移交。
第十七条 归档的档案材料包括纸质材料和电子档案。校属单位对纸质和电子档案材料同步归档。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》执行。
第十八条 档案材料的归档移交时间：
（一）各部门应当在次学年6月30日前归档移交；
（二）各学院等教学单位应当在次年寒假前归档移交，毕业生合影照片在当年6月30日前归档移交；
（三）科研档案应当在项目完成通过验收后两个月内归档移交；
（四）基建类档案应当在项目完成通过验收后三个月内归档移交；
（五）重大活动和突发事件专题档案应当在工作结束后1个月内归档移交；
（六）实物档案应当在次学年6月30日前移交；
（七）大事记每季度移交一次。
第十九条 档案馆及各单位应面向校友、社会机构等个人和团体定期开展档案征集工作，不断充实学校档案资源。对于捐赠具有较高收藏价值档案的团体和个人，学校授予捐赠证书。
第二十条 档案馆及时对归档材料进行鉴定、分类、整理和编目。
第二十一条 对于保存期限已满的档案，经档案馆鉴定审核并登记造册报学校档案工作委员会审批后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。对于仍有保存价值的档案，档案馆应重新确定保管期限，并妥善保管。
涉及国家秘密和工作秘密的档案密级变更和解密，依照有关保守国家秘密的法律法规和学校保密工作规定执行。
第二十二条 档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 学校应为档案馆配置足够的库房空间，确保满足未来10～20年档案增长的需求，并适时建设电子档案库房。档案馆应按照规范要求建设库房门禁、气体灭火、温湿度控制、视频监控和新风系统等保障设施，做好防火、防盗、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害生物工作，制定应对突发事件和自然灾害的应急预案并定期组织演练，保证档案安全。
第二十四条 档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。档案工作人员需入库开展工作的，做好库房出入登记工作。
第二十五条 学校和其他单位分工协作完成的项目，档案馆应至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。
第二十六条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十七条 档案馆应建立档案核查、统计制度，定期对档案接收、保管、利用等情况进行核查和统计，及时掌握档案工作情况，并按照国家有关规定报送档案事业年度统计报表。
第四章 档案的利用和公布
第二十八条 档案馆严格按照国家规定公布档案。未经学校授权，其他组织和个人无权公布学校档案。
属于下列情形之一的档案不予公布：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十九条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。
境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经分管校领导批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审批。需要利用的档案涉及重大问题或者党和国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十一条 档案馆提供利用的档案，原则上不提供档案原件外借。因特殊需要确需外借档案的，须按有关规定办理外借手续；外借者应承担档案的安全责任，妥善保管并按时归还所借档案。
第三十二条 档案馆设立阅档室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案管理指南、计算机查询系统等，为社会利用创造便利条件。
第三十三条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件与原件具有同等效力，并不收取任何费用。
第三十四条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对相关档案享有优先查阅利用的权利，并可对档案中不宜向社会开放的内容提出限制利用的意见，档案馆应维护其合法权益。
第三十五条 档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，必须征得档案形成单位同意，并报请档案工作委员会审批。
第三十六条 档案馆应当采取多种形式（如举办专题展览、档案展陈、新媒体发布、建设档案网站等）积极开展档案宣传工作，做好校史传承和文化育人工作。
第五章 档案信息化建设
第三十七条 将档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，健全传统载体档案数字化常态机制，支持电子档案管理信息系统建设，不断提升档案信息化建设水平。
第三十八条 学校应重视和支持档案信息化建设，积极为档案信息化所需的网络环境、硬件设备、应用系统、运行维护、安全防护、数字认证、备份策略、建设资金等提供技术支撑和综合保障。
第三十九条 档案馆应不断完善现有档案管理系统、档案服务系统等，健全常态化机制，有序开展传统载体档案数字化工作，推进档案数字资源的收集、保管和服务利用工作，不断提升档案管理与服务的信息化水平。
第四十条 学校应推进档案管理系统与校内相关应用系统的归档对接，档案馆应健全电子文件防篡改机制，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，适时推出数字出证业务；建立电子档案长期保管系统，保证电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的真实性、完整性、可用性和安全性。
第六章 监督检查
第四十一条 档案馆依照法律、行政法规有关档案管理规定，对校属各单位进行下列情况检查：
（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；
（二）档案资料保管条件、设施设备配置使用情况；
（三）档案工作人员管理情况；
（四）档案收集、整理、保管、移交情况；
（五）档案信息化建设和信息安全保障情况。
第四十二条 校属各单位发现存在任何档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。如发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向学校档案馆报告。
第七章 考核与奖惩
第四十三条 学校建立档案工作考核制度，将校属各单位档案工作情况纳入学校年度综合考核和平安建设考核。各单位应将档案工作分管领导及兼职档案员的工作情况纳入本单位年度绩效考核与奖励范围。
第四十四条 学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学及档案史料研究工作中做出显著成绩的；
（四）将重要或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十五条 因工作失误给档案工作造成不良影响或因非人为因素造成档案损坏、损失的，由学校档案工作委员会会同有关部门按照学校相关规定对责任人进行相应处理。
第四十六条 有下列情形之一的，学校应当对直接责任人和其他责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：
（一）玩忽职守，造成档案损毁、灭失的；
（二）违反保密法规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；
（三）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；
（四）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；
（五）不按规定归档、不按期移交档案或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第四十七条 本办法由学校档案馆负责解释。
第四十八条 本办法自发布之日起施行。
附件：1.江西科技师范大学档案实体分类法
2.江西科技师范大学各类档案归档范围和保管期限表
